Jak długo notariusz przechowuje akty notarialne?

Akt notarialny jest dokumentem, który potwierdza wystąpienie określonej czynności prawnej. Regulacje prawne zastrzegają dla wielu czynności prawnych zachowania jego formy pod rygorem nieważności. Notariusz jest zobowiązany do przechowywania oryginałów aktów notarialnych przez wskazany przepisami okres. Po jego upływie przekazuje je do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego. Sprawdź, jak długo taki dokument znajduje się w kancelarii!

Co to jest akt notarialny?

Akt notarialny jest szczególnym rodzajem dokumentu urzędowego. Na ogół jest przygotowany wyłącznie przez notariusza, który uczestniczy w jego opracowaniu. Ekspert osobiście redaguje jego treść, spisuje ją i poświadcza własnym podpisem. Akt ten powinien zawierać złożone wcześniej oświadczenia woli stron, powinien być odczytany przez notariusza lub w jego obecności. Stwierdzenie przez strony jego zgodności z zamierzeniami jest podpisywany przez notariusza i strony. Należy zwrócić uwagę, że forma aktu notarialnego wymaga zachowania zasady jedności osób, miejsca oraz akcji.

Akt notarialny powstaje zatem w wyniku przeprowadzenia określonych czynności notarialnych. Jest to dokument, który potwierdza określoną czynność prawną lub zdarzenie prawne. Jest przewidziany ustawą dla wielu takich czynności, może być również efektem wyrażenia woli stron do jego przygotowania.

Jak długo notariusz ma obowiązek przechowywania aktów notarialnych i dokumentów?

Jak podkreślają specjaliści Kancelarii Notarialnej Tomasza Zaparta, obowiązujące przepisy prawne obligują notariuszy do przechowywania dokumentacji przez 10 lat. Po sporządzeniu aktu notarialnego, strony otrzymują jego odpisy, które mają moc prawną oryginału. Ten zaś jest oprawiany w odpowiedni tom i zabezpieczony.

Raz w roku, po upływie dekady, notariusz przekazuje akty notarialne wraz z wszystkimi załączonymi do nich dokumentami do właściwego wydziału ksiąg wieczystych sądu rejonowego. Wówczas uzyskanie odpisu jest możliwe właśnie w tym wydziale. Należy jednak pamiętać, że dokumenty te będą odtąd znajdowały się w sądzie właściwym dla siedziby kancelarii notarialnej, nie dla miejsca zamieszkania klienta. Oryginały aktów notarialnych mogą trafić do tego archiwum również wtedy, gdy notariusz zaprzestaje prowadzenia kancelarii.

Rozwiązanie to jest wygodne dla stron, gdyż zawsze mogą uzyskać nowy odpis na wypadek zgubienia lub zniszczenia poprzedniej kopii. O wypis taki może postarać się również osoba, która ma w tym interes prawny.