Jak powinny być prowadzone księgi handlowe?

Księgi handlowe nazywane są również rachunkowymi. Obowiązek ich prowadzenia mają m.in. niektóre przedsiębiorstwa, których dochód przekroczył określoną wartość. Jednak ze względu na to, że jest to jeden z najbardziej szczegółowych systemów ewidencji, wiele firm nie do końca radzi sobie z jego poprawnym wypełnianiem, za co grożą im grożą im zgodnie z prawem sankcje. Jak powinny być prowadzone księgi handlowe?

Czym są księgi handlowe?

Księgi handlowe to chronologiczne zestawienie wszelkich zapisów rachunkowych. Muszą znaleźć się w nich dane dotyczące obrotu aktywami i pasywami danej firmy. Zazwyczaj składają się z:

• dziennika — służy on do zapisu wszelkich operacji. Musi znaleźć się w nim ich rodzaj, dane osoby, która zaksięgowała wpłatę bądź wypłatę na konto, a także jej kwota,

• księgi głównej — tutaj umieszcza się zapisy dotyczące transakcji z klientami, ewidencji wynagrodzeń pracowników, operacji zakupów i sprzedaży, a także dane o środkach trwałych,

• zestawienia obrotów i sald — sporządza się je na podstawie informacji zawartych w księdze głównej pod koniec każdego okresu sprawozdawczego. Dokument ten to dane o obrotach, sumie sald czy dniu otwarcia ksiąg,

• księgi pomocniczej — jest to system m.in. kartotek i danych przechowywanych w komputerze, uzupełniający zapisy znajdujące się w księdze głównej,

• inwentarza — wykazu wszelkich aktywów i pasywów należących do firmy.

Kto musi prowadzić księgi handlowe?

Księgi handlowe muszą prowadzić następujące podmioty:

• spółki handlowe,

• spółki osobowe, których przychody ze sprzedaży w poprzednim roku przekroczyły 2 000 000 €,

• banki i instytucje finansowe,

• jednostki samorządowe,

• przedstawicielstwa firm zagranicznych.

Pozostałe przedsiębiorstwa nie są zobligowane do prowadzenia tego typu ewidencji, choć mogą używać księgach handlowych do rozliczeń.

Jak prowadzić księgi handlowe?

Przedsiębiorstwa zazwyczaj decydują się na skorzystanie z usług profesjonalistów, którzy doskonale wiedzą, jak prowadzić księgi handlowe, takich jak fachowcy z biura rachunkowego Perfekt. Zapisy w tych dokumentach muszą być dokonywane rzetelnie i na bieżąco, a także odzwierciedlać prawdziwy stan finansowy firmy. Konieczne jest, aby były kompletne i zgodne z porządkiem chronologicznym, a także pozwalały na uzyskanie większości informacji o stanie danego biznesu. Należy rozpocząć ich prowadzenie w ciągu 15 dni od momentu uruchomienia przedsiębiorstwa, a zamknąć nie później niż 3 miesiące po jego likwidacji, bądź zmianie formy prawnej. Dokumenty te należy przechowywać przez 5 lat.