Komu zlecić niszczenie dokumentów?

Nagromadzenie dokumentów (w tym takich, które zawierają dane poufne) to problem wielu przedsiębiorstw. Owe dokumenty prędzej czy później się przedawnią – wtedy należy je zutylizować. Jak tego zrobić, kiedy nad przedsiębiorcami wisi widmo RODO? Najlepszym i najbezpieczniejszym sposobem jest powierzenie niszczenia dokumentów specjalistycznej firmie.

Utylizacja dokumentów a RODO

RODO (Ustawa dotycząca ochrony danych osobowych) to nie lada wyzwanie dla wielu przedsiębiorców. Nie mogą oni pozwolić na to, by jakiekolwiek dane poufne (np. klientów, pracowników) wypłynęły poza obręb firmy. Nie mogą również dostać się w niepowołane ręce. Jak zatem połączyć kwestię utylizacji dokumentów i przestrzegania zasad RODO? Należy zniszczyć dokumenty w taki sposób, by stały się stuprocentowo nieczytelne. Dokonać tego mogą specjalistyczne firmy, zajmujące się usuwaniem zarówno dokumentów papierowych, jak i nośników danych. Wiele z nich daje opcję nawiązania stałej współpracy z potrzebującymi przedsiębiorstwami – polega ona po prostu na regularnym odbiorze i utylizacji niepotrzebnych dokumentów. Pracownicy takich przedsiębiorstw wiedzą, jak pozbywać się skutecznie i bezpiecznie wartościowych papierów – tak, aby stały się nieczytelne dla osób postronnych. Profesjonalną utylizacją dokumentów (zarówno w formie cyfrowej, jak i analogowej) zajmuje się firma FOREST z Tych. To sprawdzone miejsce, z którego usług korzysta wiele śląskich przedsiębiorstw.

Jakie konsekwencje płyną z nieprzestrzegania zasad RODO?

Istnieją specjalne organy kontrolujące, czy przedsiębiorstwa przestrzegają zasad RODO. Jeśli wyłapią one firmę, która nie stosuje się do owej ustawy, nałożą na nią wysokie kary, które w najgorszy wypadku mogą doprowadzić do bankructwa i upadku firmy. Każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, że wyciek poufnych danych to katastrofa wizerunkowa dla jego biznesu.

Dokumenty – nie tylko papierowa forma

Należy pamiętać, że profesjonalne niszczenie dokumentów to nie tylko pozbycie się papierów z poufnymi informacjami, ale i nośników danych (np. płyt CD), zawierających nie tylko dane osobowe klientów i pracowników, ale i plany, strategie marketingowe, sytuację finansową danego przedsiębiorstwa. Utylizacja nośników elektrycznych jest jeszcze trudniejsza niż pozbycie się papierowych form. Niektóre profesjonalne informatyczne firmy są w stanie odczytać dane nawet z mocno uszkodzonych płyt, USB i czytników kart. Nie opłaca się zatem samodzielnie utylizować nośników danych. Tylko specjalistyczna firma będzie wiedziała, jak skutecznie się tym zająć.