Na co zwrócić uwagę, wybierając salę konferencyjną?

Wybór odpowiedniej sali konferencyjnej jest decyzją, która ma wpływ na efekty budowania strategii wizerunkowej marki. Zorganizowanie szkolenia, spotkania biznesowego czy konferencji wymaga spełnienia wielu warunków. Dzięki temu uczestnicy będą mieli zapewniony komfort, odpowiednią akustykę i oświetlenie. Dowiedz się, o czym należy pamiętać, wybierając salę konferencyjną.

Najważniejsze kryteria wyboru sali konferencyjnej

Wyposażenie sali konferencyjnej to jeden z najważniejszych czynników. Dostępność i stan zaplecza technicznego przekładają się na przebieg spotkania lub szkolenia. Odpowiednio dopasowany sprzęt pozwoli wyświetlić prezentację lub film szkoleniowy. Standardem takich miejsc jest również mikrofon, bezprzewodowy internet oraz rzutnik multimedialny. Często oferowane są laserowe wskaźniki i inne, innowacyjne rozwiązania.

Salę konferencyjną należy dobrać do liczby uczestników spotkania. Wielkość pomieszczenia musi zapewnić komfortowe użytkowanie go. W przypadku niewielkiej liczby osób warto postawić na mniejsze, kameralne sale. Jest to tym bardziej ważne, iż czynnik ten wiąże się na ogół z wysokością kosztów wynajmu pomieszczenia. Budżet jest zaś jedną podstawowych kwestii, jakie bierze się pod uwagę podczas jego wyboru.

Metraż sali konferencyjnej wiąże się również z jej układem. Ważne jest maksymalne wykorzystanie dostępnej przestrzeni, przy zapewnieniu wygody każdej osoby. Układ mebli w sali konferencyjnej powinien zostać dostosowany do charakteru zebrania. Często stosowane są układy: teatralny, dużego stołu oraz szkolny. Ustawienie stolików i krzeseł powinno być dopasowane do potrzeb uczestników.

Inne, ważne atuty sali konferencyjnej

Jak podkreślają specjaliści Hotelu Solec, ważną kwestią w wyborze sali konferencyjnej jest wyposażenie jej w klimatyzację. To szczególnie ważne podczas ciepłych dni, gdy spotkanie ma trwać wiele godziny.

Duże znaczenie ma lokalizacja sali konferencyjnej. Wybierając ją, warto uwzględnić charakter spotkania. W większych ośrodkach miejskich na ogół organizuje się duże, krótsze szkolenia lub jednorazowe spotkania. Gdy zaplanowana jest realizacja cyklu spotkań lub dłuższy kurs, można rozważyć wynajem sali biznesowej, zlokalizowanej poza centrum. Wówczas ważne są jeszcze catering, miejsca noclegowe dla uczestników, aranżacja przestrzeni czy dostępność zaplecza rekreacyjno-wypoczynkowego. Trzeba na to zwrócić uwagę w szczególności w przypadku np. konferencji międzymiastowych czy międzynarodowych. Należy zadbać o standardy bazy noclegowej.