Na czym polega praca w administracji biurowej?

Z pewnością każdy, kto choć raz przeglądał ogłoszenia o pracę, zetknął się z pojęciem „pracownik administracji biurowej”. Nic w tym dziwnego, ponieważ pracownicy administracyjni potrzebni są praktycznie w każdej firmie, niezależnie od tego, czy jest to międzynarodowa korporacja, czy niewielka rodzinna firma. Jakie zadania realizuje pracownik administracji biurowej, jakie powinien mieć umiejętności i jak zdobyć pracę na takim stanowisku?

Kim jest pracownik administracji biurowej?

Praca w administracji biurowej jest pojęciem elastycznym. Zasadniczo zadaniem pracownika administracyjnego jest zarządzanie oraz organizacja codziennej pracy biura, jednak zakres obowiązków może się różnić w zależności od potrzeb konkretnego pracodawcy czy rodzaju przedsiębiorstwa.

Ogólny zarys obowiązków, jakie obejmuje codzienna praca w administracji biurowej prezentuje się następująco:

• nadzór nad obiegiem dokumentów firmowych, w tym np. sporządzanie oficjalnych pism biurowych, ich archiwizacja oraz kontrola ich poprawności,
• obsługa interesantów, w tym wstępna korespondencja z klientami, przygotowywanie ofert ogólnych, odbieranie i przekierowywanie połączeń, organizacja spotkań oraz dbałość o ich stronę techniczną,
• obsługa firmowej korespondencji,
• obsługa urządzeń biurowych oraz oprogramowania wykorzystywanego do pracy w danej firmie,
• organizacja pracy, sporządzanie raportów, organizacja wyjazdów służbowych itp.,
• sporządzanie raportów oraz notatek.

Jak zostać pracownikiem administracji biurowej?

Stale niesłabnące zapotrzebowanie na dobrych pracowników administracyjnych sprawia, że osoby posiadające niezbędne kwalifikacje w tym zakresie nie muszą martwić się o zatrudnienie. Najlepszą drogą do zdobycia wymaganej wiedzy są studia wyższe na kierunku administracji, ekonomii lub zarządzania, oferowane np. przez prywatną Uczelnię ANSGK w Kutnie. Inną możliwością są szkolenia policealne lub kursy, które przygotowują do pracy na danym stanowisku. Sporym atutem jest również znajomość języków obcych, która daje możliwość zatrudnienia w firmach międzynarodowych.

Kto sprawdzi się w pracy w administracji biurowej?

Nie mniej ważne niż wykształcenie są umiejętności na stanowisku pracownika administratora biurowego. Powinny to być osoby sumienne, skrupulatne, z szeroko rozwiniętymi umiejętnościami organizacyjnymi. Ponieważ często pełnią funkcję reprezentatywną, muszą odznaczać się komunikatywnością oraz kulturą osobistą. Ważna jest też umiejętność pracy w zespole, zdolność analitycznego myślenia czy znajomość branży danej firmy.