Oprogramowanie niezbędne do obiegu dokumentów

Kontrolowanie wytwarzania i obiegu dokumentów w firmie ma wielki potencjał optymalizacyjny. Na prostych zamianach druku kolorowego na czarno-biały lub formatu A3 na A4 można zaoszczędzić znaczne kwoty. Aby to zrobić, nie wystarczą cięcia ogólnych wydatków na papier czy materiały eksploatacyjne. Dowiedz się, jak inteligentnie zoptymalizować środowisko druku.

Jeżeli eksploatujesz kilka urządzeń wielofunkcyjnych, z których korzysta kilkadziesiąt osób, to ustalenie miejsc powstawania największych kosztów druku jest bardzo trudne. Przy większych ilościach sprzętu i użytkowników tradycyjne metody audytorskie (np. badanie dokumentacji) stają się kompletnie bezużyteczne. Rozwiązaniem problemu jest oprogramowanie do obiegu dokumentów, które dostarcza precyzyjnych danych na temat liczby wydruków, miejsca ich powstania i osoby (lub grupy), która wysłała dokumenty do urządzenia.

Jakie możliwości ma oprogramowanie do obiegu dokumentów?

Systemy do obiegu dokumentów różnią się zakresem funkcjonalności, lecz ich podstawowe funkcjonalności są zbliżone. Omówimy je na przykładzie popularnej i cenionej platformy YSoft SafeQ. Oto kluczowe możliwości systemu zarządzania drukiem:

• uwierzytelnianie – chroni przed nieautoryzowanym dostępem i przypadkowymi wydrukami (dokumenty zostają zwolnione z urządzenia dopiero po uwierzytelnieniu kartą, kodem lub hasłem), a jednocześnie pozwala przypisać poszczególnym użytkownikom ściśle określone uprawnienia do drukowania, kopiowania i skanowania,

• druk oparty na regułach – stosowanie wstępnie zdefiniowanych reguł drukowania wymusza np. zamianę druku kolorowego na czarno-biały, zastąpienie wydruków jednostronnych dwustronnymi lub przesłanie dokumentów do wydruku na bardziej ekonomicznym urządzeniu – dzięki temu można ograniczyć chaotyczne wybieranie parametrów druku, a efekcie uzyskać znaczną redukcję kosztów,

• drukowanie mobilne – bezpieczne drukowanie z poziomu urządzeń mobilnych przez internet i pocztę e-mail: pozwala na łatwe przesyłanie dokumentów i odbieranie ich z urządzeń drukujących w odpowiednim miejscu i czasie,

• łatwy przepływ zadań – jednym kliknięciem można przeprowadzić bezpieczne skanowanie do chmury, wybranego wcześniej katalogu lub do wiadomości e-mail (wysyłka pod zdefiniowany adres);

• łatwe rozliczenia – dzięki kontom indywidualnym i grupowym nie ma najmniejszego problemu z ustaleniem ile, kiedy i kto drukował lub skanował, w jakim formacie i jakiej rozdzielczości: można śledzić na bieżąco obłożenie pracą poszczególnych urządzeń i błyskawicznie przydzielać koszty druku konkretnym osobom lub działom w firmie,

• raportowanie – system SafeQ tworzy raporty zdefiniowane i niestandardowe: mogą to być raporty kosztowe i ekologiczne, zawierające informacje na temat oszczędności zasobów (przydatne do wykorzystania w strategiach Corporate Social Responsibility).

Podobne funkcjonalności oferuje oprogramowanie uniFLOW. To modułowy system, który można łatwo dopasować do indywidualnych potrzeb. Umożliwia monitorowanie wszystkich zadań drukowania, kopiowania, faksowania i skanowania na urządzeniach Canon oraz w okrojonym zakresie na sprzęcie drukującym innych producentów.

Trzecią wartą rozważenia propozycją jest narzędzie do zarządzania drukiem PaperCut. Oprogramowanie pozwala na łatwy monitoring procesów tworzenia i obiegu dokumentów. To kompletny system do kontroli tworzenia i przepływu dokumentów oraz nadzorowania pracy floty urządzeń drukujących.

Jak inteligentnie ciąć koszty druku?

Oprogramowanie SafeQ, PaperCut lub uniFLOW dostarcza wszystkich niezbędnych informacji na temat stanu środowiska druku w firmie. O tym, jak można je wykorzystać, mówi ekspert z firmy DKS, oferującej urządzenia wielofunkcyjne: – Cięcie kosztów na ślepo, czyli proporcjonalnie we wszystkich obszarach druku i wszystkich działach w firmie, nie prowadzi do realnej optymalizacji wydajności i kosztów druku. Oczywiste jest, że np. zmniejszenie liczby kolorowych kopii przynosi znaczne oszczędności. Jednak proporcjonalne obniżenie liczby stron drukowanych w kolorze na przykład w księgowości i w dziale marketingu jest bardzo ryzykowne. Może się okazać, że księgowość bez problemu obędzie się bez koloru, natomiast obniżenie limitów dla działu marketingu odbije się niekorzystnie na jego pracy. Optymalizacja ma sens tylko wtedy, gdy jest zastosowana wybiórczo i uwzględnia charakter działalności konkretnych komórek w firmie. Wykonanie inteligentnych cięć kosztów jest możliwe dzięki oprogramowaniu do zarządzania drukiem. Dostarcza ono konkretnych danych na temat miejsc powstawania kosztów. Pozwala też błyskawicznie wskazać użytkowników, którzy generują określone wolumeny wydruków.

Oprogramowanie do zarządzania środowiskiem druku w firmie jest łatwym w użyciu i bardzo precyzyjnym narzędziem audytorskim. Dzięki niemu możesz skutecznie optymalizować koszty, bez ograniczania i utrudniania działalności poszczególnym użytkownikom lub działom w firmie. Przy okazji poprawisz bezpieczeństwo poufnych dokumentów i zmniejszysz ślad węglowy (mniejsze zużycie papieru i materiałów eksploatacyjnych) prowadzonej działalności biznesowej.