Rodzaje programów OCR

OCR to skrót od anglojęzycznego optical character recognition, czyli „optyczne rozpoznawanie znaków”. Jest to specjalne oprogramowanie stworzone po to, aby móc rozpoznawać znaki lub całe teksty z plików graficznych w postaci rastrowej. Wykorzystanie programów OCR pomaga zaoszczędzić sporo cennego czasu, gdyż dzięki nim nie trzeba już ręcznie przepisywać danych z różnych typów dokumentów do zbiorów albo systemów typu BPM czy ERP.

Czym charakteryzuje się program ReadIT OCR Pro?

Zadaniem programu ReadIT OCR pro jest rozpoznawanie tekstu w zeskanowanych dokumentach i zastąpienie ręcznego przepisywania danych w nich zawartych. Umożliwia on zaczytywanie danych z różnych typów dokumentów między innymi: faktur, kosztorysów, listów przewozowych, paragonów, not odsetkowych, potwierdzeń sald, not uznaniowych, not obciążeniowych, wyciągów bankowych, polis czy cenników. Program ten zaczytuje, a następnie interpretuje, sprawdza i przesyła zaczytane z dokumentów dane do systemów trzecich albo do uniwersalnych plików wymiany.

Program ReadIT OCR pro zaczytuje z dokumentów pozycje nagłówkowe, tabele, a także dane podsumowujące. Bez problemu identyfikuje najważniejsze elementy każdego dokumentu, czyli wystawcę, nabywcę i odbiorcę. Po zaczytaniu potrzebnych danych poddaje je wewnętrznej, a później zewnętrznej weryfikacji. Najpierw sprawdza np. czy zgadza się suma pozycji dokumentu z wartościami podsumowującymi oraz czy wartości w wierszach są prawidłowe. Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie walidacji zewnętrznej, czyli np. sprawdzenie zgodności zaczytywanych danych z systemami klienta (m.in. z bazą kontrahentów, zleceń, zamówień czy rejestrem umów). Program doskonale radzi sobie z różnymi wyzwaniami, jakimi są np. różne formaty tego samego wystawcy, różne formaty tabel, złożony układ wierszy oraz wiele tabel.

Jakie są zalety programów OCR?

Programy OCR usprawniają i przyspieszają pracę w każdej firmie. Dzięki nim pracownicy nie muszą już manualnie przepisywać danych z dokumentów, co pozwala skrócić czas potrzebny na tę czynność aż o 80-90%. Automatyczne skanowanie i eksportowanie zaczytanych danych do formatów plików, które mogą zostać zaimportowane przez powszechnie stosowane systemy finansowo-księgowe, pozwala na zwiększenie wydajności i efektywności pracy pracowników (zamiast ręcznie przepisywać dane, mogą się oni w tym czasie zająć innymi pilnymi sprawami służbowymi). Podwójna weryfikacja automatycznie zaczytanych danych sprawia, że wyeliminowane zostają wszelkie pomyłki i błędy, które powstają podczas ich ręcznego przepisywania.

Jakie są rodzaje programów OCR?

W sprzedaży znajduje się wiele rodzajów programów OCR. Różnią się one funkcjami (np. walidacja zaczytanych danych) oraz metodami wykorzystywanymi podczas procesowania analizowanych dokumentów. Mogą to robić za pomocą wyrażeń regularnych (pełnotekstowo), za pomocą szablonów (strefowo) albo łączyć oba te sposoby. Wśród różnych programów tego typu dostępnych na rynku na uwagę zasługuje szczególnie ReadIT OCR Smart, który umożliwia wykonanie wszystkich czynności przez Internet. Nie trzeba nawet instalować aplikacji tego programu, gdyż jest ona dostępna za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Aby skorzystać z dobrodziejstw nowoczesnego oprogramowania OCR, wystarczy się zarejestrować i zalogować, a następnie zacząć zaczytywać dane z faktur i innych dokumentów.