Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

To, według jakich zasad powinny być prowadzone księgi rachunkowe, reguluje ustawa. Przestrzeganie jej wytycznych jest bardzo ważne dla podmiotów zobowiązanych do prowadzenia rachunkowości. Prowadzenie ksiąg rachunkowych bez poszanowania przepisów naraża przedsiębiorcę na poważne problemy w postaci sankcji. W jaki sposób powinny być prowadzone księgi rachunkowe w przedsiębiorstwie?

Jak należy prowadzić księgi rachunkowe?

Ustawa o rachunkowości mówi, że księgi powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie i na bieżąco. Ich treść powinna być sprawdzalna w każdym momencie. W tym wypadku rzetelność świadczy o tym, że księgowość prowadzona jest zgodnie z zaistniałą prawdą. Natomiast bezbłędność to stan, w którym zapisane zostały wszystkie zdarzenia gospodarcze w danym miesiącu, a procedury obliczeniowe działają bez błędów.

Księgi rachunkowe prowadzone przez przedsiębiorcę lub biuro rachunkowe takie, jak AKRO, są sprawdzalne, gdy zachowane zostają konkretne warunki. Przede wszystkim umożliwiają kontrolę poprawności zapisów, sald i poprawności wszelkich obliczeń. Księgi rachunkowe powinny przede wszystkim mieć tak ujętą treść, aby możliwa była identyfikacja dowodów oraz sposobów ich wprowadzenie do rejestru, w każdym momencie przetwarzania danych.

Zapisy w księgach rachunkowych powinny być ułożone systematycznie i zgodnie z chronologią. Sposób i forma księgowania muszą umożliwiać dokonywanie obowiązkowych czynności, jakim są sprawozdania, rozliczenia finansowe oraz zeznania podatkowe.

Jeżeli księgi prowadzone są przy użyciu sprzętu komputerowego, to ważne jest, aby była możliwość kontroli parametrów przetwarzania danych oraz dostęp do wszystkich wpisów, pozwalający na wygenerowanie danych dla konkretnego okresu sprawozdawczego. W takim wypadku powinien być również dostępny opis systemu informatycznego, który jest użyty do prowadzenia księgowości.

Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

Prowadzenie ksiąg rachunkowych z zasady ma miejsce w siedzibie przedsiębiorstwa. Ostatnio jednak coraz częściej jest ono zlecane firmie zewnętrznej. Jest to jak najbardziej zgodne z przepisami pod warunkiem, że zgłoszone to zostanie do właściwego Urzędu Skarbowego. Dodatkowo trzeba umożliwić dostęp do ksiąg każdemu organowi kontroli.

Bez względu na miejsce prowadzenia księgi rachunkowe powinny być oznaczone nazwą przedsiębiorstwa, nazwą konkretnego działu księgi i nazwą programu, który przetwarza jej treść. Powinny też mieć dane na temat okresu sprawozdawczego, roku obrotowego i daty rozpoczęcia wpisów.